Estado: Normativa no vigente y no ratificada.

Reglamento de fiscalización y control de las finanzas de la FEUCR y sus bienes

Artículo 1-. Objetivo:

El presente reglamento tiene como objeto regular, estandarizar y controlar la gestión de las finanzas de las entidades de la Federación de Estudiantes de la Universidad de Costa Rica, así como el resguardo y gestión de los bienes adquiridos por las mismas.

Además, contempla las responsabilidades de las entidades de la FEUCR y las sanciones en caso de incumplimiento a alguna de las especificaciones emitidas por la Contraloría Estudiantil.

Artículo 2-. Ámbito de aplicación:

El siguiente reglamento comprende las entidades que integran la Federación de Estudiantes: Instancias, Órganos, Asociaciones Federadas, Consejos de Asociaciones de Carrera (CAC) y Consejos Estudiantiles.

Artículo 3 -. Definiciones.

3.1       -. Pendiente: es todo aquel incumplimiento por parte de los miembros de las entidades de la FEUCR ante las disposiciones emitidas por la CE. Algunas de estas son: Faltar a las capacitaciones, no presentar en el tiempo estipulado facturas o demás documentos solicitados por la CE, no acatar de manera obligatoria los oficios emitidos por este Órgano, y toda aquella disposición generada por la misma y de carácter obligatorio. Al presentarse un pendiente ante la CE sin justificación válida y demostrable con tiempo de anticipación, se sancionará con no girar el tracto correspondiente al periodo en ejecución. En caso de que no estén al día con CE con los pendientes del periodo, el siguiente tracto se verá retenido en caso de incumplimiento a la fecha correspondiente hasta que cumplan con las disposiciones.

3.2       -. Entidad: hace referencia a las instancias, órganos y miembros de la FEUCR cuyas finanzas y bienes serán sujeto de fiscalización y control por la CE.

Artículo 4 -. Siglas.

4.1.      FEUCR: Federación de Estudiantes de la Universidad de Costa Rica.

4.2.      CE: Contraloría Estudiantil.

4.3.      CAC: Consejos de Asociaciones de Carrera.

4.4.      CSE: Consejo Superior Estudiantil.

4.5.      OAF: Oficina de Administración Financiera.

4.6.      SF: Secretaría de Finanzas

Artículo 5 -. Figuras.

5.1.      Tesorería: O también entendido como Secretaría de Finanzas. Este puesto constituye el representante inmediato como rol de Contralor dentro de la entidad de la FEUCR a la que representa, por lo que será el responsable inmediato ante una pérdida o faltante de dinero de su entidad ante la CE y el movimiento estudiantil. Además, es quién establece junto con su equipo de trabajo las reglas de resguardo de los bienes dentro y fuera del espacio físico, así como la vigilancia de quienes tienen acceso directo al espacio físico. Es el canal inmediato de comunicación entre la CE y los demás miembros de la entidad de la FEUCR que representa y de la comunidad estudiantil. 

5.2.      Fiscalía: acompañará a la tesorería en las labores relacionadas a bienes, cuido del espacio físico, manejo de las llaves de la entidad de la FEUCR a terceras personas y demás labores asignadas a este puesto dentro de sus funciones ordinarias.

Artículo 6 -. Marco Jurídico contemplado.

6.1.      Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. N° 8131.

6.2.      Ley General de la Administración Pública. N° 6227.

6.3.      Ley General de Control Interno. N° 8292.

6.4.      Reglamento para la Administración y Control de los Bienes Institucionales de la Universidad de Costa Rica.

6.5.      Reglamento de Orden y Disciplina de los Estudiantes de la Universidad de Costa Rica.

6.6.      Reglamento general para la Administración y Fiscalización de Fondos de Trabajo.

Artículo 7 -. Presupuesto y su asignación.

7.1.      Los Órganos, las Asociaciones Federadas y los Consejos de Estudiantes tendrán acceso a tres tipos de presupuesto: Presupuesto Ordinario (Tracto), Presupuesto Extraordinario (Superávit) e Ingresos Generados.

7.2.      La secretaría de finanzas será quien gire el presupuesto a los órganos federativos. El cuerpo coordinador le gira a los CACs y Asociaciones y el TEEU les gira a los partidos políticos.

Artículo 8 -. El Tracto: El año presupuestario se divide en los siguientes períodos:

• I Presupuesto Ordinario: 1° de octubre al 31 de diciembre.
• II Presupuesto Ordinario:1° de enero al 31 de marzo.
• III Presupuesto Ordinario:1° de abril al 30 de junio.
• IV Presupuesto Ordinario:1° de julio al 31 de agosto.

8.1.      El del mes de octubre se rige por el monto del año presupuestario en curso, los otros tres periodos de acuerdo al año de ejecución definido en diciembre.

8.2.      El tracto se girará en una tarjeta de compras institucionales a nombre de la persona que ejerza la tesorería de la entidad de la FEUCR. Todo trámite referente a la tarjeta se realizará con el Cuerpo Coordinador, el cual coordinará el mecanismo de entrega del dinero o la resolución del conflicto. La CE no realiza ningún trámite referente a lo anterior.

8.3.      No se permite sacar dinero en efectivo de la tarjeta, por lo que las compras deben ser deducidas directamente de la tarjeta (Datáfono). Solo en casos justificados e informados con anticipación ante el Cuerpo Coordinador, se permite sacar dinero en efectivo para gastos inmediatos, de lo contrario la tesorería de la entidad de la FEUCR se hará responsable por lo que suceda con las diferencias de dinero o pérdida. A medida de control interno deben conservar los voucher como respaldo de las transacciones realizadas.

8.4.      De acuerdo al monto se debe tener caja chica y/o caja fuerte para mantener el dinero de tracto. Las mismas deben ubicarse en un lugar seguro, resguardado por la tesorería. Artículo 9 -. Requisitos de las entidades de la FEUCR para recibir tracto.

9.1.      Entregar facturas y declaraciones juradas en el plazo límite establecida por la CE.

9.2.      Estar al día con la entrega de facturas tanto del periodo en curso como anteriores. A esto exceptúa cuando se están corrigiendo facturas o declaraciones juradas y que su gestión conlleva más de un periodo presupuestario con debida justificación de extensión de plazo por escrito ante la CE.

9.3.      Asistir a las capacitaciones convocadas por la CE, a menos de que medie una justificación de la ausencia.

9.4.      Llevar a cabo y en el tiempo establecido, el proceso de levantamiento de espacio físico convocado por la CE y demás aspectos relacionados con bienes.

9.5.      Ejecutar al menos el 80% del tracto del período anterior.

9.6.      Cualquier otra disposición emitida por la CE.

Artículo 10 -. Ahorro del tracto.

10.1.    Para recibir el tracto, la entidad de la FEUCR deberá haber ejecutado al menos el 80% del presupuesto del tracto anterior.

10.2.    Las entidades de la FEUCR podrán justificar la no ejecución del tracto anterior, para desarrollar un proyecto que necesite la unión de ese ahorro con el monto de tracto del siguiente periodo.

10.3.    No se permite ahorrar el tracto por más de un período, sino solamente el ahorro de un tracto para utilizarlo junto con el tracto del período inmediato siguiente.

10.4.    La tesorería de la entidad de la FEUCR emitirá el oficio dirigido a Cuerpo Coordinador con copia a CE, justificando el motivo del ahorro. La fecha de entrega del oficio será indicada por la CE y se entregará a través de la plataforma, ahí mismo se indicará el estado de aprobación o no del ahorro.

Artículo 11 -. Presupuesto Extraordinario:

El Superávit es un fondo de dinero adicional al presupuesto del período en curso, conformado por los remanentes de periodos presupuestarios anteriores.

11.1.    Las condiciones para hacer uso de este presupuesto serán establecidas únicamente por la CE y de acuerdo a las disposiciones promulgadas para reintegro del fondo hacia la Oficina de Administración Financiera de la UCR.

11.2.    Su fecha de ejecución puede darse en cualquier momento del año.

Artículo 12 -. Ingresos generados:

Es toda entrada de dinero que no provengan de tracto ni de superávit. Estos pueden ser obtenidos por donaciones y/o actividades que la entidad de la FEUCR realice, por ejemplo: alquiler de casilleros, fotocopias, ventas de alimentos, entre otros.

12.1. Las actividades realizadas para ingresos generados deben ser con fines para los estudiantes o la Universidad de Costa Rica, no con fines lucrativos, ilegales o que atenten la imagen de la Universidad.

12.3. De acuerdo al monto, se contará con caja chica, caja fuerte o tarjeta de ahorro en un banco estatal a nombre de la tesorería de la entidad de la FEUCR, la cual deben reportar el monto que cuenta la tarjeta en la plataforma de la CE para ingresos generados.

Artículo 13 -. Límites en monto de compra:

Existen límites para realizar compras de acuerdo al monto, los cuales son definidos cada mes de enero, y se detallan en el Manual de la Contraloría Estudiantil.

Artículo 14 -. Plataforma de la CE:

La plataforma es un mecanismo de registro, control e informe de la gestión del dinero de cada entidad de la FEUCR, generando un documento que muestra el nivel de avance y de actividad de las mismas a la comunidad estudiantil y a la CE.

14.1.    En esta plataforma las tesorerías de las entidades de la FEUCR registran las facturas, cambios en las cajas o en la cuenta de ahorros de ingresos generados, así como las actividades realizadas para este último tipo de presupuesto. 

14.2.    Esta plataforma permite que la Comunidad Estudiantil pueda observar y verificar en tiempo real, la gestión económica de la entidad de la FEUCR, consistiendo en un mecanismo de rendición de cuentas de las actividades e inversiones del dinero.

14.3.    En el caso de que la plataforma presente algún inconveniente deberá notificarse a la CE en las 24 horas siguientes del incidente para su solución, en este caso como medida alternativa deberán levantar un registro en formato Excel sobre los gastos que se deben presentar a CE.

14.4.    El inventario de cada entidad de la FEUCR debe subirse a la plataforma cada vez que se requiera una actualización, sea por adquisición de bienes o por solicitud.

Artículo 15 -. Reintegro:

La tesorería de la entidad de la FEUCR cuenta con el único acceso a la plataforma de la CE las facturas de tracto, ingresos generados y superávit de los gastos realizados, así como de los ingresos obtenidos y movimiento de cajas.

15.1.    Cuando se ingresen las facturas a la plataforma el estado será “pendiente”, esta condición cambiará a “aprobado” o “rechazado” en el momento que la entidad de la FEUCR entregue de manera física a la CE las facturas originales con los datos detrás de las facturas. El Contralor cambiará el estado de la factura en ese momento.

15.2.    En caso de que las facturas no se registren antes del plazo límite quedarán pendientes en la plataforma, lo cual será una razón para que la entidad de la FEUCR quede como “pendiente” ante la CE y se vea afectado con el tracto.

15.3.    Si las facturas no se encuentran en la plataforma estas se devolverán a su responsable y en caso de ser Órdenes de Servicio el trámite no se reanudará hasta que se le notifiqué a CE que las facturas ya fueron debidamente subidas.

Artículo 16 -. Facturas y declaraciones juradas:

16.1.    Las facturas son el medio de reintegrar el dinero aportado a las entidades de la FEUCR para la consecución de sus actividades para los 3 tipos de presupuesto, por lo que resulta de importancia cumplir con los requisitos de una factura para reportar los gastos ante la CE y la Oficina de Administración Financiera de la Universidad de Costa Rica. Esos requisitos se detallan en el Manual de la Contraloría Estudiantil.

16.2.    Las facturas se reintegran en la plataforma de la CE, las cuales serán reportadas por la tesorería de la entidad de la FEUCR antes del plazo definido como límite por la CE, las cuales serán aprobadas o rechazadas cuando sean entregadas de manera física, completando el proceso de reintegro.

16.3.    Si la plataforma presenta algún inconveniente para subir las facturas y actualizar los gastos, ingresos o cajas, debe levantarse en formato excel los datos como respaldo de los procesos anteriores, como mecanismo alternativo para reportar ante la CE.

16.4.    En caso de que la tesorería de la entidad de la FEUCR no suba las facturas a la plataforma o las entregue por otro método indicado por la CE en el plazo definido para la misma, se considerará como un pendiente en la gestión.

16.5.    La tesorería de la entidad de la FEUCR responsable de la factura (indicado detrás de la factura original) debe recoger la factura identificada para proceder a corregirla en el establecimiento comercial correspondiente. La CE no realiza ni lleva a cabo el proceso de

corrección de facturas, por lo que de no convenir el arreglo con el proveedor se debe reponer el dinero.

16.6.    Las facturas de régimen tradicional y simplificado son aceptadas por la CE y por tanto de la OAF, para las órdenes de servicio se deben seguir los lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas o el Cuerpo Coordinador según corresponda.

16.7.    Los requisitos de las facturas y los datos que se deben anotar detrás de las facturas originales y de las declaraciones juradas se detallan en el Manual de la CE.

16.8.    Las facturas deben ser entregadas de manera física en un plazo no mayor a 22 días hábiles a partir de la fecha de la compra registrada en la factura. Este plazo aplica también para la entrega de las declaraciones juradas. Por lo tanto, el registro de las facturas en el sistema debe ser en plazo menor a lo establecido anteriormente, por lo que las entidades de la FEUCR deben de planificar sus tareas para cumplir con lo aquí dispuesto.

16.9.    Declaraciones Juradas: Se utilizan para reportar aquellos gastos de transporte y viáticos donde no es posible contar con una factura. Estas son emitidas únicamente por la CE para que sean válidas de reporte ante la OAF, por lo que en caso de necesitar alguna se debe asistir a la Oficina para solicitarlas de manera previa a la actividad. De igual manera deben reportarse en la plataforma de este Órgano. Esto aplica para todas las entidades de la FEUCR.

16.10.  La CE debe definir un horario de atención para recibir facturas, declaraciones juradas y demás documentos presentados por las entidades de la FEUCR y la comunidad estudiantil, así como demás aspectos que consignen a este Órgano.

Artículo 17 -. Caja chica y caja fuerte.

17.1.    Se debe contar con una caja chica y una caja fuerte para tracto y una caja chica y una caja fuerte para ingresos generados, en la cual se guardará el dinero en efectivo para cada uno de estos dos presupuestos de manera separada. A manera de excepción, pueden tener una caja chica y una caja fuerte donde conserven de manera separada los montos de tracto y de ingresos generados.

17.2.    La cantidad de dinero que se cuente en cada caja debe de reportarse y actualizarse en la plataforma, con la finalidad de verificar si las compras realizadas corresponden con los saldos reportados.

17.3.    La caja chica para cualquiera de los dos presupuestos puede tener un máximo de

₡25.000.

17.4.    Cuando se exceda el monto anterior, el dinero se debe almacenar en la caja fuerte para cualquiera de los dos presupuestos y puede tener un máximo de ₡75.000.

17.5.    En caso de ingresos generados cuando se excedan los ₡75.000, las entidades de la FEUCR deben proceder a abrir una cuenta de ahorro a nombre de la tesorería, en un banco estatal para guardar el dinero. El saldo de esta cuenta se debe reportar en la plataforma de la CE cada vez que haya un cambio en el monto.

17.6.    El dinero de tracto no debe superar los ₡75000, por lo que el efectivo mayor a este monto no debe de estar en caja chica ni caja fuerte.

17.7.    Las cajas deben ser guardadas en un lugar seguro y no a la vista del público general, por lo que en caso de pérdida por manejo inadecuado la responsabilidad recaerá ante la tesorería de la entidad de la FEUCR y por tanto deberá reponerlo.

17.8.    En caso de pérdida o robo del dinero de las cajas se debe notificar a la CE en un plazo de 3 días hábiles después de sucedido el hecho, para proceder con la investigación o reposición correspondiente, si no se cumple con lo anterior recaerá la responsabilidad sobre la tesorería de la entidad de la FEUCR reponiendo el dinero afectado.

Artículo 18 -. Monto de compra de bienes.

18.1.    Menor a ₡165.000: se pueden adquirir bienes inferiores a este monto tanto con ingresos generados como con tracto, por lo que no es necesario facturar el artículo por separado, ya que no se asigna placa al bien adquirido cuando es inferior a ese monto.

18.2.    Mayor a ₡165.000: solamente se pueden adquirir bienes mayores a este monto con tracto. El bien se pide en facturación por separado cuando por sí solo el monto de compra del bien supere ese valor, ya que si se le asigna una placa específica al bien adquirido. Artículo 19 -. Bienes de la Federación:

Son considerados todos aquellos bienes que pertenecen a las entidades de la FEUCR, los cuales fueron adquiridos con alguno de los presupuestos (incluyendo Ingresos Generados) a los cuales tienen acceso o bien, que son trasladados o donados para fines de la entidad de la FEUCR y por tanto del movimiento estudiantil, los cuales están bajo la tutela de alguna de las entidades indicadas anteriormente. Al considerarse como bienes de la FEUCR se hace alusión a bienes institucionales de la Universidad de Costa Rica.

19.1.    Todo aquel bien mayor a ₡165.000 es un bien capitalizable, a lo cual le corresponde una placa institucional. Por lo tanto, todos aquellos bienes que por sí solos tengan un valor superior a ese monto deben comprarse en una factura aparte a los bienes inferiores a ese monto, con la finalidad de que sean enviadas a la OAF para su debido registro.

19.2.    La SF debe enviar a inicios del mes de Julio a la OAF el inventario general de la FEUCR, por lo que la CE realizará el proceso de levantamiento de espacio físico previo a esta temporada. Las entidades de la FEUCR deben facilitar el proceso y estar anuentes a cumplir con el proceso, ya que es de carácter obligatorio.

19.3.    Al final de cada periodo de tracto las entidades de la FEUCR deben entregar ante la CE y SF de manera digital mediante correo electrónico y en la plataforma de CE, el inventario actualizado en el formato diseñado en excel por la CE, por lo que se entregará actualizada 4 veces durante el año de gestión de la entidad de la FEUCR.

Artículo 20 -. Resguardo de bienes dentro y fuera del espacio físico de la entidad de la FEUCR.

20.1.    Los bienes deben permanecer dentro del espacio físico de la entidad de la FEUCR. Todos aquellos que se encuentren fuera, como el caso de los casilleros, deben estar identificados y conocer sobre el uso y ubicación de los mismos, así como reportarlos en el inventario de bienes de la entidad de la FEUCR.

20.2.    La CE realizará al menos 1 vez al año el proceso de levantamiento de espacio físico, por lo que todos los bienes deben estar inventariados, identificados con su debida placa.

20.3.    En el caso de los bienes nuevos y que deban ser plaqueados, deben de estar identificados y custodiados por la entidad de la FEUCR para el momento en que la CE proceda a su asignación. Se recomienda inventariar los artículos una vez que sean adquiridos o que su estado funcional cambie, con el fin de que sea actualizado y que este proceso no sea obstáculo para dar seguimiento a los bienes.

20.4.    En el momento de cierre de la gestión de la entidad de la FEUCR, deben entregar el inventario completo a la nueva Junta y a la CE, con el fin de que esta última dé seguimiento a los bienes de la FEUCR.

20.5.    Si al finalizar una junta directiva no se ha elegido nuevos representantes para la entidad federativa o estos no se encuentren debidamente acreditados en el Tribunal Electoral Estudiantil Universitario; la CE podrá proceder con el cierre del espacio físico; por la carencia de una persona responsable de resguardar los bienes de dicha entidad. Esta medida puede aplicarse también si se muestra que la junta presente no se están salvaguardando los bienes de la forma adecuada.

Artículo 21 -. Donación de bienes:

Cuando una persona física o jurídica decida donar algún bien a una entidad de la FEUCR, esta última debe notificar de inmediato a la CE para llevar a cabo el proceso de donaciones según lo establece la normativa Universitaria.

Artículo 22 -. Desecho de bienes:

Cuando una entidad de la FEUCR cuente con bienes para desecho se debe proceder a solicitar la revisión por parte de un técnico que valide el estado del bien y si amerita su desecho. En caso de necesitar el desecho, se dará inicio al procedimiento correspondiente y señalado por la CE.

Artículo 23 -. Traslado o reubicación de bienes:

La entidad de la FEUCR que tenga bienes que no esté utilizando y que le sea de utilidad a otra entidad de la FEUCR puede trasladar esos bienes mediante un formulario presente en la plataforma CE, este formulario se le entrega a la CE con los documentos correspondientes. Artículo 24 -. Pérdida de bienes de la entidad de la FEUCR:

En caso de pérdida de algún bien de la entidad de la FEUCR debe notificarse a la CE sobre lo sucedido en un plazo no mayor a 3 días hábiles después del hecho. En caso de que se compruebe negligencia o dolo por la pérdida del bien, tesorería será responsable inmediato de dicho acto y por tanto deberá reponerla por los medios indicados por la CE detallados más adelante. Si la pérdida del bien es ocasionado por un estudiante que no pertenece a la Junta de la entidad de la FEUCR, se procederá a aplicar las disposiciones en el Reglamento de Orden y Disciplina de los Estudiantes de la Universidad de Costa Rica.

Artículo 25 -. Reparación de bienes fuera de las instalaciones de la UCR:

Corresponde a la tesorería velar por la salida y el regreso del bien a las instalaciones de la UCR y por tanto a su espacio físico, tomando las medidas correspondientes para garantizar que el técnico es de confianza y que el bien que regresa sea el mismo que salió para su reparación. En caso de que el bien que regresa no sea el mismo, la tesorería será la persona inmediata en responder ante la CE por los hechos y dependiendo de la situación, la reposición del bien según disposiciones de la CE detalladas más adelante.

Artículo 26 -. Uso de llaves del espacio físico de la entidad de la FEUCR:

Cada Junta acordará a nivel interno la asignación de llaves del espacio físico entre los miembros de la Junta de la entidad de la FEUCR correspondiente. En caso de que por necesidades específicas y justificadas ante la CE deban extender una llave a un estudiante que no pertenece a la Junta, deben tomar las precauciones y sanciones del caso, así como levantar un registro con los datos del estudiante que cuenta con la llave, el periodo que se le asigna el uso de la llave y un registro de ingreso al espacio físico como encargado de su cuido.

Artículo 27 -. Responsabilidad por manejo inadecuado de las llaves del espacio físico:

27.1.    La tesorería de la entidad de la FEUCR será la persona inmediata de responder ante la CE por la pérdida, manejo indebido de bienes, actos o situaciones que atenten contra el espacio físico, los bienes o del dinero de la entidad que se encuentre en el lugar, a partir de la asignación de llaves extra a miembros que no pertenezcan a la Junta y que den un uso inadecuado que pongan en riesgo los elementos anteriores como de los mismos miembros de la Junta directiva.

27.2.    La Junta puede establecer las sanciones a aquellos miembros tanto dentro como fuera de la Junta que actúe de manera negligente con las llaves y el espacio físico de la entidad de la FEUCR, con previo acuerdo. En caso de que quien dé un manejo inadecuado de las llaves de la entidad de la FEUCR sea un miembro de la Junta directiva, ésta última debe contemplar dentro de sus reglamentos sanciones referentes al tema, de manera contraria la CE tomará las medidas pertinentes en función a salvaguardar los bienes institucionales.

27.3.    Dichas actuaciones deben ser notificadas a la CE en un plazo no mayor a 3 días hábiles después de sucedido el hecho, de manera contraria la tesorería deberá responder ante la CE y reponer los bienes afectados.

Artículo 28 -. Obligaciones de tesorería y de la Junta de las entidades de la FEUCR:

28.1.    Velar por el adecuado uso, manejo, seguimiento, cuido, registro y reporte de los bienes de la entidad de la FEUCR en el inventario y consecuentemente ante la CE.

28.2.    Reportar a la CE la pérdida, robo o hurto de algún bien de la entidad de la FEUCR para proceder con la investigación correspondiente.

28.3.    Organizar a nivel interno los mecanismos de sanción a los estudiantes que le den un uso inadecuado a los bienes de la entidad de la FEUCR o de las llaves del espacio, de lo contrario las responsabilidades recaen en la tesorería de la entidad y según el caso se aplicará lo establecido en el Reglamento de Orden y Disciplina de los Estudiantes de la Universidad de Costa Rica.

28.4.    Comunicar de inmediato a la CE y a la SF un cambio en el inventario de la entidad de la FEUCR, así como la necesidad de desechar un bien, trasladarlo a otra entidad de la FEUCR o fuera de la FEUCR, o bien excluirlo del inventario.

28.5.    Consultar constantemente a la CE sobre las placas pendientes de los bienes adquiridos y que les corresponde una placa institucional.

28.6.    Estar presente, al menos un miembro de la entidad de la FEUCR, en el momento de que se haga el levantamiento de espacio físico, para facilitar la identificación de los bienes y movilizar, volcar o levantar los bienes incluidos en el proceso.

28.7.    La tesorería de la entidad de la FEUCR debe estar presente en el momento de realizar el levantamiento del espacio físico y el desecho de los bienes, haciendo constar de la recolección de estos y de las personas que lo recogen para proceder a desecharlo. En caso de que el tesorero no pueda estar presente puede asignar a un miembro de la Junta para esta actividad, informando de manera previa a la CE de la persona asignada.

28.8.    Asistir obligatoriamente a las capacitaciones sobre Manejo de fondos públicos , específicamente presidencia, tesorería y fiscalía, si no se cuenta con una fiscalía debe de asistir la secretaría, así como a las demás capacitaciones que la CE convoque, con el fin de poder recibir tracto correspondiente. En el caso de los CAC´s deben presentarse a la capacitación las presidencias, tesorerías y fiscalías/secretarías de cada asociación de carrera. Si alguna persona de los cargos anteriores renuncia la persona que asume debe solicitar una capacitación para poder girar el tracto.

28.9.    En caso de que alguno de los miembros anteriormente especificados no asista a las capacitaciones sin previa justificación, se considerará como un pendiente ante la CE, por lo que no se girará tracto hasta que los miembros no cuenten con las capacitaciones correspondientes.

28.10.  Tesorería debe reportar en la plataforma de la CE la gestión de los fondos públicos asignados de la entidad de la FEUCR que representa, así como estar pendientes ante un cambio en el estado de las facturas en el sistema.

28.11.  Reportar el manejo inadecuado de los fondos y de los bienes institucionales tanto de los miembros de la Junta como de los estudiantes de la Universidad de Costa Rica en general.

28.12.  Levantar un oficio a la CE donde se detallen los hechos de robo, pérdida o hurto de bienes o dinero para proceder a levantar la investigación referente al caso, donde se especifiquen días, horas, personas involucradas y demás detalles que especifiquen la acción. Artículo 29 -. Sanciones

29.1.    En el presupuesto Se le impedirá a una entidad de la FEUCR que reciba tracto por uno o más períodos cuando no cumpla con alguno de los requisitos emitidos por la CE detallados en el artículo 9.

29.2.    A nivel personal: tanto para bienes como para el presupuesto, la CE se rige bajo lo establecido en los artículos 42 y 51 del Reglamento para la Administración y Control de los Bienes Institucionales de la Universidad de Costa Rica, el artículo 32 del Reglamento general para la Administración y Fiscalización de Fondos de Trabajo, el artículo 9 del Reglamento de Orden y Disciplina de los estudiantes de la Universidad de Costa Rica y el artículo 51 del Reglamento para la administración y control de los bienes institucionales de la Universidad de Costa Rica.

Artículo 30 -. Faltas.

Las siguientes faltas serán motivo para aplicar el artículo 29 del presente reglamento y la responsabilidad correspondiente al o los estudiantes que las cometan:

30.1.    Sacar dinero de la tarjeta sin informar a la CE y al Cuerpo Coordinador de la acción y el monto sustraído.

30.2.    No reportar el movimiento o traslado de un bien tanto dentro como fuera de su espacio físico, así como la omisión de incluir los bienes en el inventario de la entidad de la FEUCR.

30.3.    Rayar, golpear o manejar de manera indebida los bienes de la FEUCR y que por tanto atenten contra la seguridad del mismo o de otros bienes.

30.4.    No reportar el monto real de la caja chica, caja fuerte o tarjeta de ahorro en la plataforma de la CE o a los miembros de este Órgano.

30.5.    Mezclar dinero de presupuestos para realizar las compras.

30.6.    Presentar facturas fuera del plazo límite definida por la CE.

30.7.    Perder dinero de tracto o de ingresos generados.

30.8.    Cuando por reparación se dé la salida de un bien de las instalaciones de la Universidad y que a su regreso el bien no sea el mismo que fue entregado.

30.9.    Otorgar llaves a miembros de la Junta directiva o fuera de esta y que deje el espacio físico abierto y sin cuido o que ingrese personas que atenten contra la integridad del espacio y por tanto ocasione la pérdida, robo, daño o hurto de un bien de la entidad de la FEUCR o de los fondos que se encuentren en el espacio físico en el momento del suceso.

30.10.  Alterar o modificar un bien de la FEUCR.

30.11.  Perder, robar o hurtar un bien de la FEUCR, así como de los distintos presupuestos de tracto, ingresos generados y superávit.

30.12.  Encubrir la desaparición o hechos que atenten contra los bienes o fondos de la FEUCR para fines distintos de la Universidad.

Artículo 31 -. Procedimiento en caso de denuncias ante CE.

31.1.    En caso de que se produzca un daño o mal manejo de un bien o de las finanzas, la entidad correspondiente deberá presentar la denuncia ante la CE.

31.2.    La CE emitirá 3 llamadas de atención por escrito a los miembros de la Junta y la persona denunciada. En caso de no recibir respuesta ni acciones que impulsen a su corrección la CE elevará la denuncia ante el CSE.

31.4.    Si en el CSE no se logra resolver la denuncia se deberá elevar la denuncia ante las autoridades universitarias competentes para la resolución de la misma.

31.5.    En todo caso, la CE solicitará la reposición o reparación del bien estableciendo una investigación de manera posterior e inmediata al reporte del hecho a este órgano, los cuales establecerán las condiciones y procesos a seguir según lo dispuesto en los reglamentos mencionados en el presente documento en conjunto con el OAF.

31.6.    La reposición del bien puede ser total o parcial según criterios emitidos entre la CE y el OAF.

31.7.    La CE podrá emitir Amonestaciones por escrito cuando la afectación del bien sea menor, el cual estará dirigido a la persona que ocasiona el daño y al resto de la Junta, con la finalidad de que el proceso se dé a conocer por los miembros de la Junta Directiva, de manera que se establezcan medidas preventivas entre la Junta y la CE antes de recurrir a las autoridades universitarias.

31.8.    La CE tiene un plazo de 5 días hábiles para responder ante un caso presentado a este Órgano. Este plazo rige a partir de la notificación de recibido del caso por parte de la CE.

Artículo 31 -. Este reglamento rige a partir del mes de Junio del año 2019.